Seminario di Unindustria Pordenone rivolto alle amministrazioni locali. Il comune di Gorizia sperimenta i metodi “Lean” con successo
La pubblica amministrazione che, pur privata di un terzo dell’organico e senza investire un euro riduce del 60% i tempi per elaborare una richiesta – o del 68% per evaderla – esiste ed “abita” in Friuli Venezia Giulia. A questa ed altre performance, di assoluto rilievo, si è giunti dopo un periodo di apprendimento Lean, metodologia di efficientamento ed ottimizzazione dei processi produttivi che si basa su una migliore configurazione del sistema aziendale ottenibile modificando mentalità e comportamenti.
Diminuisce quindi la distanza tra impresa e politica, gap ridotto dall’iniziativa congiunta e del tutto esclusiva in regione tra Lean Experience Factory (L.E.F.), luogo unico in Italia ove praticare training di Lean Management con sede a San Vito al Tagliamento (PN), comune di Gorizia e Unindustria Pordenone. I risultati di questo straordinario esperimento sono stati presentati questa mattina proprio nella Factory.
“Sono queste le riforme immediatamente praticabili e a costo zero che possiamo fare, che dobbiamo fare immediatamente – ha spiegato Paolo Candotti, direttore generale di Unindustria Pordenone. Alla Regione e agli enti locali offriamo un’occasione unica per avviare un percorso di ristrutturazione soft basato sul coinvolgimento e la riqualificazione del personale teso ad eliminare sprechi e rendere più efficienti i processi interni della pubblica amministrazione”. Le parti hanno lavorato per sviluppare un modello di Lean Office su misura per la pubblica amministrazione. E’ stato scelto il servizio Gestione pratiche SCIA (Segnalazione Certificata di Inizio Attività) in capo all’Ufficio attività produttive e sviluppo che ha un diretto impatto sulle attività commerciali ed artigianali. A seguito dell’intervento degli esperti della Lean Experience Factory – in stretta collaborazione con personale dell’ufficio e del segretario generale del comune di Gorizia – sono diminuite drasticamente le pratiche arretrate, è stato ridotto della metà il tempo di risposta ai cittadini seppur in una situazione di riduzione di un terzo dell’organico. Tale positività dell’esito ha persuaso l’Amministrazione ad estendere l’esperienza anche alla polizia municipale ed al servizio anagrafe.
Il sindaco di Gorizia, Ettore Romoli, ha fatto sapere che “per una pubblica amministrazione, diventa oggi fondamentale garantire efficienza e tempi brevissimi nell’erogazione dei servizi, in particolare per quelli che possono avere un forte impatto nella vita sociale ed economica della comunità. Cercare di tagliare quanto più possibile la burocrazia, razionalizzare i passaggi e i comportamenti dell’apparato – ha detto ancora il primo cittadino del capoluogo isontino – rappresentano la parola d’ordine per garantire servizi al passo con le esigenze della società”.
Arianna Bellan, assessore comunale a Gorizia, ha premesso che l’amministrazione aveva iniziato già da qualche anno un percorso di energica riorganizzazione, che poi terreno fertile ha trovato “nella proposta, subito accettata, di proseguire con il metodo Lean”. Mario Pezzetta, presidente regionale dell’ANCI, compiaciutosi per l’iniziativa, ha invocato la nascita di “luoghi di cultura neutra entro i quali mescolare il meglio per ricostruire. Altrimenti, se va avanti così, il pubblico rischia di sprofondare”. Da Pezzetta l’auspicio verso una rapida digitalizzazione della pubblica amministrazione, “tutto ciò che può snellire e migliorare la qualità dei servizi va fatto, oggi basta uno smartphone per garantire all’utenza una quantità enorme di servizi”.
“Il tempo dedicato per elaborare una richiesta – ha spiegato Mauro Vezil, docente della Lean Experience Factory – è passato da 269 a 110 minuti con un risparmio di tempo del 60%. Il tempo totale di evasione di una richiesta (dalla data dell’ufficio protocollo sulla richiesta alla data della lettera di risposta al richiedente) è passato da 35 a 11,2 giorni ed anche in questo caso il guadagno è notevole (68%). Il numero delle pratiche in gestione è passato da 132 a 73 (-45%). Gli investimenti per ottenere tali risultati sono stati pari a zero. Quanto alle risorse umane impiegate si è passati dai 4 impiegati in parallelo (situazione del 2012) a 2 in serie a rotazione. Non da ultimo il dato relativo alle pratiche da rielaborare (richiesta integrazioni, documenti mancanti, ecc.): dal 40% – ha chiuso Vezil – a 0”.
“Mettiamo a disposizione, in sinergia con altre eccellenze dell’Alta formazione manageriale quale ad esempio il MIB di Trieste – ha aggiunto poi Candotti – l’esperienza e la competenza della Lean Experience Factory che ha avviato con successo progetti di riorganizzazione sia nella pubblica amministrazione sia nei servizi privati (banche e assicurazioni). I test pilota sperimentati sul campo nei mesi scorsi dimostrano che si possono ottenere risultati importanti, sia in termini di costi sia di riduzione dei tempi di risposta del partner pubblico”.
Guido Meardi, vice presidente della LEF e partner di McKinsey & Company, co-protagonista del progetto Lean assieme a Unindustria, ha spiegato che «l’applicazione di metodologie Lean nell’ambito della pubblica amministrazione ha permesso di migliorare la qualità del servizio al cittadino, riducendo ad esempio i tempi di attesa, e allo stesso tempo di contenere significativamente i costi. Oggi più che mai è importante che anche il settore dei servizi, e la pubblica amministrazione in particolare, siano consapevoli che l’approccio Lean può portare enormi benefici in termini di efficacia ed efficienza. Spesso per tagliare i costi si tagliano anche i servizi resi,mentre il Lean management consente di eliminare gli sprechi mantenendo o addirittura migliorando i servizi al cittadino”.
Secondo Paolo Panontin, assessore regionale alla funzione pubblica e alle autonomie locali, “il vero problema delle PA rimane la velocità di risposta e le resistenze al cambiamento. Gli enti locali e le Regioni in particolare – ha detto – si stanno trasformando in luoghi di programmazione di risorse per la gestione e implementazione delle politiche pubbliche e necessitano di ‘decisori’ e ‘controllori’ con una nuova forma mentis. E non parlo soltanto dei dirigenti pubblici, ma soprattutto di noi, politici e amministratori. Ritengo che l’approccio della nostra giunta vada proprio in questa direzione. L’obiettivo delle riforme è mettere a punto una macchina regionale efficiente e solidale, snella e preparata ad affrontare con competenza e velocità le tante sfide, esterne e interne, che abbiamo oggi di fronte. Non è più tempo di rispondere per rispondere, o di fornire soluzioni semplicistiche o incomplete e nemmeno possiamo più accontentarci di scaricare demagogicamente il barile sull’ente che si trova al livello superiore al nostro, come stanno facendo alcuni comuni rispetto alla Regione e come talvolta la Regione fa con lo Stato, lo Stato con l’Europa, e così via. Dobbiamo invece fare squadra”.
