Archivi digitali e governance del dato: la nuova frontiera della digitalizzazione
La nuova frontiera della digitalizzazione non è più soltanto produrre documenti informatici, trasmetterli correttamente e conservarli secondo norma. È governare nel tempo l’enorme patrimonio di dati, atti, flussi e informazioni che imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni generano ogni giorno.
Dopo oltre dieci anni dall’avvio della fatturazione elettronica, il tema degli archivi digitali entra in una fase più matura: quella della governance documentale, della qualità organizzativa, della sicurezza, della sostenibilità e della responsabilità nella gestione del dato.
È dentro questa prospettiva che si colloca il convegno “Confronto internazionale sugli standard ISO per gli archivi”, in programma mercoledì 8 luglio 2026, dalle 15.30 alle 19.30, presso l’Archivio di Stato di Milano, a Palazzo del Senato e in diretta streaming su Digeat.tv
L’iniziativa è organizzata da ANORC e ANORC Professioni, in collaborazione con Digitalaw, Sanmarco Informatica e Docuverse, con il patrocinio anche dell’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Vicenza.
Standard ISO per gli archivi: Milano al centro del confronto internazionale
Non si tratta di un appuntamento tecnico riservato agli addetti ai lavori. Il confronto milanese assume un valore più ampio perché nasce in concomitanza con la presenza in Italia dei componenti della Commissione Tecnica ISO TC 46/SC 11, riuniti per l’annuale Assemblea plenaria dedicata alla normazione mondiale in materia di Records Management and Archives.
In altre parole, Milano diventa per un giorno uno dei punti di raccordo tra la normazione internazionale sugli archivi e il sistema italiano delle istituzioni, delle professioni, dell’accademia, della pubblica amministrazione digitale e degli operatori della trasformazione tecnologica.
Il tema è molto concreto. Ogni processo economico produce documenti e dati: fatture elettroniche, contratti, bilanci, dichiarazioni fiscali, verbali societari, comunicazioni con la pubblica amministrazione, documenti di lavoro, flussi informativi interni, pratiche di compliance, informazioni legate a controlli, revisioni, operazioni straordinarie, finanziamenti e rapporti con il sistema bancario.
Questo patrimonio non può essere trattato come una massa indistinta da accumulare in ambienti digitali sempre più capienti. Deve essere formato correttamente, classificato, conservato, reso accessibile, protetto e, quando non più necessario o giuridicamente dovuto, eliminato secondo procedure affidabili.
Il ruolo dei commercialisti nella gestione del dato digitale
È qui che il ruolo dei commercialisti diventa fondamentale. La professione opera ogni giorno all’incrocio tra norme, impresa, fiscalità, società, bilanci, crisi d’impresa, controlli, procedure amministrative e rapporti con gli enti pubblici.
Non gestisce semplicemente documenti: presidia informazioni che hanno valore giuridico, economico, probatorio e strategico. Il dato digitale non è più un allegato dell’adempimento. È una leva di governo dell’impresa, un elemento di prova, un presidio di compliance, un indicatore della qualità dei processi organizzativi.
Per questo la presenza di Francesco Ferronato, presidente dell’Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili di Vicenza, nei saluti istituzionali del convegno assume un significato che va oltre la rappresentanza territoriale. Porta dentro un confronto internazionale il punto di vista di una professione chiamata a misurarsi con la trasformazione digitale non solo come utilizzatrice di piattaforme e procedure, ma come interlocutore qualificato nella costruzione di modelli organizzativi più affidabili.
La digitalizzazione delle imprese, infatti, non si esaurisce nell’adozione di software, sistemi di conservazione o strumenti di trasmissione telematica. Richiede processi, responsabilità, criteri di classificazione, regole di accesso, controlli, competenze e capacità di valutare rischi e costi nel tempo.
Il programma del convegno sugli standard ISO per gli archivi
L’apertura dei lavori, prevista alle 16.00, metterà immediatamente in dialogo queste diverse dimensioni. I saluti istituzionali saranno affidati a Stefano Leardi, direttore dell’Archivio di Stato di Milano; a Francesco Ferronato, presidente dell’ODCEC di Vicenza; a Gregory Miura, Chair ISO/TC 46; e a Patrizia Sormani, presidente ANORC.
La sequenza dei contributi restituisce il senso dell’iniziativa: archivi, standard internazionali, professioni e trasformazione digitale non sono più ambiti separati, ma parti di un’unica infrastruttura di fiducia.
La tavola rotonda ANORC
Alle 16.30 il confronto entrerà nel vivo con la tavola rotonda ANORC, moderata da Alessandro Selam, direttore generale ANORC. Il panel riunirà competenze istituzionali, tecniche, giuridiche e accademiche.
Interverranno Chiara Basile, dirigente qualificazione, regolazione, identità e portafoglio digitale in AgID; Andrea Caccia, Convenor CEN/TC 468/WG 1; Luigi Foglia, senior partner presso Studio Legale Lisi e segretario generale ANORC; Gianni Penzo Doria, professore associato di Archivistica e Diplomatica digitale all’Università degli Studi di Udine; e Patrizia Sormani, consulente senior in Digital Transformation e presidente ANORC.
È una composizione che fotografa bene la complessità del tema. Da una parte ci sono regole tecniche, identità digitale, qualificazione dei servizi e pubblica amministrazione. Dall’altra ci sono responsabilità giuridiche, modelli di conservazione, archivi, processi organizzativi e competenze professionali.
Al centro, un’esigenza sempre più chiara: costruire sistemi documentali che non funzionino soltanto sul piano informatico, ma che siano coerenti con il diritto, con l’organizzazione aziendale, con le esigenze di controllo e con la capacità di proteggere il patrimonio informativo nel tempo.
L’analisi scientifica e il confronto ISO
Alle 17.30 seguirà l’analisi scientifica affidata ad Aldo Maugeri, Convenor del gruppo internazionale ISO TC 46/SC 11/WG 21. Il suo intervento introdurrà il passaggio dalla dimensione nazionale a quella internazionale, collocando il tema degli standard archivistici dentro il processo globale di normazione.
È un aspetto decisivo, perché imprese, professionisti e pubbliche amministrazioni si muovono sempre più in ecosistemi digitali interconnessi, dove interoperabilità, affidabilità e tracciabilità non possono essere affrontate con logiche frammentate.
Dalle 17.50 il convegno assumerà una dimensione pienamente internazionale con la tavola rotonda ISO, moderata dallo stesso Aldo Maugeri. Interverranno Carlota Bustelo Ruesta, Convenor ISO/TC 46/SC 11/WG 8; Adrian Cunningham, Convenor ISO/TC 46/SC 11/WG 1; Andy Potter, Convenor ISO/TC 46/SC 11/WG 20; Anki Steen, Project Leader e Former Convenor ISO/TC 46/SC 11/WG 21; e Michelle Tolliday, Chair ISO/TC 46/SC 11.
La presenza di questi esperti porta al centro del dibattito italiano il lavoro internazionale sugli standard per records management, archivi, conservazione e gestione dei documenti nel lungo periodo.
Il programma prevede quindi una seconda analisi scientifica, sempre con Aldo Maugeri, alle 18.50, prima del confronto tra esperti e delle conclusioni, in programma alle 19.10. A seguire, l’aperitivo e networking. Anche questo elemento non è marginale: in una materia che intreccia diritto, tecnologia, amministrazione, standard internazionali e professioni, il dialogo tra comunità diverse è parte del processo di costruzione delle soluzioni.
Perché il tema riguarda le imprese del Nord Est
Per le imprese del Nord Est, abituate a competere su filiere complesse, mercati internazionali e rapporti strutturati con banche, fornitori, clienti e pubblica amministrazione, il tema è tutt’altro che teorico.
La qualità del patrimonio informativo incide sulla capacità di dimostrare la regolarità dei processi, ricostruire decisioni, sostenere controlli, affrontare operazioni straordinarie, gestire passaggi generazionali, accedere al credito, presidiare rischi e tutelare la continuità aziendale.
Un archivio digitale disordinato non è solo un problema di efficienza: può diventare un fattore di rischio.
Conservazione digitale e ciclo di vita documentale
La conservazione digitale, in questa prospettiva, non può essere ridotta alla fase finale del documento. Non basta “mettere in conservazione” ciò che è stato prodotto.
Occorre pensare all’intero ciclo di vita documentale: formazione, protocollazione o classificazione, gestione, accessibilità, sicurezza, conservazione, consultazione, scarto ed eventuale eliminazione. Ogni passaggio richiede responsabilità definite e criteri coerenti.
Senza questa visione, il digitale rischia di produrre l’effetto opposto rispetto a quello promesso: meno controllo invece di più controllo, più costi invece di maggiore efficienza, più incertezza invece di semplificazione.
Scarto documentale, costi e sostenibilità degli archivi digitali
Uno dei nodi più delicati riguarda proprio lo scarto documentale. Per anni la trasformazione digitale è stata raccontata soprattutto come capacità di conservare tutto, sempre e ovunque. Ma un archivio digitale non governato, costruito per accumulo progressivo, può generare duplicazioni, incoerenze, vulnerabilità, costi di gestione e impatti energetici crescenti.
Conservare non significa trattenere indefinitamente ogni dato. Significa sapere cosa deve essere conservato, per quanto tempo, con quali garanzie, con quali accessi e con quali procedure di eliminazione quando la conservazione non è più necessaria o non è più dovuta.
È un punto che riguarda direttamente anche gli studi professionali. La gestione documentale non può essere trattata come un tema accessorio rispetto alla consulenza. I commercialisti si trovano oggi a operare in ambienti nei quali documenti fiscali, societari, amministrativi e finanziari devono essere coerenti, reperibili, difendibili e utilizzabili nel tempo.
La qualità del dato diventa parte della qualità della prestazione professionale. Non perché l’attività della professione si riduca alla gestione documentale, ma perché senza un governo affidabile delle informazioni diventa più difficile assistere imprese e contribuenti nei processi decisionali, negli adempimenti, nei controlli, nella pianificazione e nella gestione dei rischi.
Gli standard ISO come linguaggio comune tra imprese, PA e professionisti
Gli standard ISO possono offrire una base comune in questo percorso. Il loro valore non sta soltanto nella dimensione tecnica, ma nella capacità di creare linguaggi condivisi tra soggetti diversi: imprese, professionisti, pubbliche amministrazioni, conservatori, fornitori tecnologici, autorità di regolazione e mondo accademico.
In una fase in cui il dato è sempre più mobile, distribuito e interconnesso, la standardizzazione diventa una condizione per costruire fiducia.
Il confronto di Milano arriva quindi in un momento nel quale la digitalizzazione richiede un salto di qualità. La prima stagione è stata quella dell’obbligo, degli adempimenti telematici, dell’adozione degli strumenti e dell’automazione dei flussi. La seconda è quella della governance: capire chi è responsabile del dato, come viene formato, dove viene conservato, chi può accedervi, come viene protetto, come può essere esibito, quando deve essere eliminato e quali costi produce lungo il proprio ciclo di vita.
Commercialisti come infrastruttura di fiducia del sistema economico
Per i commercialisti questa evoluzione apre uno spazio professionale rilevante. La consulenza alle imprese passa sempre più dalla capacità di leggere non solo i numeri, ma anche l’architettura informativa che li produce, li conserva e li rende verificabili.
La compliance fiscale, societaria e amministrativa non vive più soltanto nei documenti finali, ma nei processi che consentono di generarli, conservarli e dimostrarne l’affidabilità.
È qui che la professione può rafforzare il proprio ruolo come infrastruttura di fiducia del sistema economico.
L’appuntamento dell’8 luglio a Milano, dunque, non è solo un convegno sugli archivi. È una finestra sulla prossima fase della trasformazione digitale: quella in cui imprese, pubbliche amministrazioni e professioni dovranno dimostrare non solo di saper produrre dati, ma di saperli governare. Con regole, standard, competenze e responsabilità adeguate al valore che il patrimonio informativo ha ormai assunto nell’economia contemporanea.
Massimo Casagrande
